В умовах величезного інформаційного потоку, те, як ви справляєтеся з інформацією, що надходить за завданнями, багато в чому визначає продуктивність і успішність роботи.
Сподіватися на пам'ять – це все одно, що писати вилами по воді
Якою б гарною пам'яттю ви не володіли, неможливо пам'ятати весь величезний масив інформації, який щодня нас оточує. Відсутність систематизації рано чи пізно призведе до помилок і негативно позначиться на ефективності роботи загалом.
Насправді, ще зі шкільної лави нас намагаються привчити до планування. Щоденник – це наш найперший «задачник». Щойно ми закінчили школу, то одразу ж забули про варіант запису в щоденниках, тижневиках чи блокнотах, повністю перейшовши на цифрові ресурси. Лист на папері – це минуле століття. Атавізм, який у світі необхідний лише дітям для розвитку дрібної моторики.
Швидкість друку значно перевищує швидкість написання листа від руки. Написаний на папері текст неможливо переформулювати, відкоригувати або перенести на іншу дату. Записи на папері не синхронізуються, до того ж, не хочеться постійно носити із собою щоденник і втратити всі записи, якщо він зникне. Ну і не забуватимемо про екологію!
Усі свої завдання розділяємо умовно на два типи.
Довгострокові, складні завдання.
До цієї категорії відносимо ті завдання, які вимагають докладного опису, можуть перетерміновуватись і складаються із додаткових підзадач. Щось на зразок: «Розробити та впровадити статті витрат, залежно від типу платежу».
Для довгострокових завдань можна використовувати базову версію Wunderlist. В цій програмі приваблює поєднання простоти та функціональності даного сервісу. Можна швидко переглянути всі завдання на день або тиждень, виділити пріоритетні та додати підзавдання. Додаток дозволяє встановити нагадування, додавати файли та підтримує імпорт завдань від більшості поштових клієнтів.
Якщо функціоналу базової версії вам не вистачить, можна перейти на Pro версію за підпискою (5$ на місяць). Можете спільно з колегами працювати над завданнями, прикріплювати файли без обмеження а також встановлювати теми.
Завдання, що прив'язані до певних дати та часу.
Сюди можемо віднести зустрічі, наради, переговори, співбесіди та завдання, які потрібно зробити саме у певні дату та час. Принципово вони відрізняються тим, що зазвичай вимагають безпосередньої присутності. Кожне із цих завдань займає певний проміжок часу, тому паралельно виконувати кілька не вийде.
Для цього типу завдань можна використовувати стандартний календар Apple у web версії iCloud. Різними кольорами можна виділяти робочі, особисті, а також особливо важливі завдання. Подібний розподіл дозволяє уникнути нашарування подій одна на одну. Враховуючи, що у низці подій (конференції, наради, зустрічі) задіяні не лише ви, а й інші співробітники, пропустити та перенести їх неможливо, тому потрібно не помилитися з плануванням.
Можна замінити календар Apple на Google, якщо він вам більше подобається (або Android). Принципової різниці немає.
Електронна пошта – всьому голова.
Вміння коректно працювати з електронною поштою є вкрай важливим. Не можна говорити про планування завдань, якщо ці завдання ви втрачаєте в неконтрольованому потоці вхідних повідомлень.
Листи – це завдання, які потрібно вирішити, тому не потрібно складати повідомлення в папці «Вхідні». Важливо навчиться визначати терміновість та важливість повідомлення, якщо вирішення питання займає не більше двох хвилин, то відразу ж відповідайте на нього, якщо більше, то залишайте на потім, коли вам буде зручно зайнятися цим питанням.
Повідомлення, що залишилися в роботі, розподіляйте на категорії за допомогою кольорових позначок. Це дозволяє з одного погляду оцінити загальний обсяг роботи, виділити пріоритетні завдання та згрупувати їх. Наприклад, відразу ж виявити всі листи з питаннями, які потребують узгодження у керівництва.
Коли завдання відпрацьоване, то видаляйте або архівуйте повідомлення, проте якщо лист може надалі вам знадобитися, то переносьте його до окремої виділеної папки. Подібний механізм роботи з поштою дозволяє не втрачати потрібних повідомлень і завжди бачити поточний обсяг завдань.
Працюйте ефективно.
Як ви бачите, навіть прості рішення допомагають суттєво підвищити ефективність роботи.
Сподіваємося, що ви зможете адаптувати цю інформацію, підібрати методи планування та програми, які підійдуть безпосередньо до вашої діяльності. Адже важливий сам принцип, а не те, який саме софт ви використовуватимете в роботі.
Пам'ятайте, що запланувати завдання – це лише перший крок, а ось виконати заплановане вчасно – справжній успіх!
