Нестача часу – проблема, з якою стикається практично кожен керівник. При цьому можна бути цілеспрямованим, організованим, ефективним, розумно планувати свій робочий час, проте страждати через погану організацію часу колег і підлеглих.
Впровадження корпоративного ТМ-стандарту, стоїть на трьох китах.
- Письмовий стандарт, документ (або набір документів) – наприклад, правила планування часу, постановки завдань, комунікації. Як правило, стандарт включає управлінську частину (основні правила, дуже коротко - 2-3 сторінки), технічну частину (відповідні інструкції), іноді пам'ятки, короткі тези зі стандарту.
- Налаштована, виходячи з цього стандарту, ІТ-інфраструктура. Розмітка кольором зустрічей відображає корпоративний стандарт планування часу; система категорій у завданнях відбиває корпоративний стандарт контролю доручень тощо.
- Люди, навчені технікам тайм-менеджменту. Причому, тренінги повинні проходити на основі стандарту та з прив'язкою до ІТ-інфраструктури: «Ось тайм-менеджерська техніка контекстного планування; ось відповідний епізод стандарту; ось затверджений стандартом список контекстних категорій. А тепер давайте навчимося налаштовувати їх на своєму робочому комп'ютері».
Це винятково важливі три кити. Їх ще можна порівняти з трьома ніжками табуретки: якщо прибрати будь-яку ніжку, табуретка впаде. А що вийде, якщо прибрати один із елементів корпоративного стандарту?
Коли допомагаємо компаніям впроваджувати корпоративний стандарт тайм-менеджменту, в будь-якому його модулі, – планування зустрічей, секретаріат, контроль за дорученнями, стандарти комунікації, – обов'язково робимо три речі: розробляємо документ, що втілює правильні техніки роботи; налаштовуємо ІТ-систему так, щоб вона допомагала працювати правильно; навчаємо правильній роботі людей. Це і є «принцип табуретки»: велике чи маленьке завдання ви вирішуєте у корпоративному тайм-менеджменті, рішення має міцно стояти на трьох ніжках: стандарті, ІТ-налаштуваннях та навчанні.
Завдяки корпоративному стандарту тайм-менеджменту у керівників з'являється більше часу на те, щоб думати, і менше причин для того, щоб переживати.
Впровадження корпоративного стандарту тайм-менеджменту дає помітне підвищення ефективності роботи: скорочуються терміни виконання доручень, краще використовується робочий час, знижуються ризики прострочень та пов'язаних із цим фінансових і репутаційних втрат.
