Як дотримуватися ділового етикету

Базові поняття етикету досі живі в діловому середовищі – там це скоріше правила пристойності, які можуть вплинути на вашу кар'єру.

Image

Етикет в сучасному світі втратив силу і став всього лише списком рекомендацій, а не жорстких правил. Це вже не така значна частина життя і ваша репутація не постраждає через невелике порушення. Але базові поняття етикету досі живі в діловому середовищі там це скоріше правила пристойності, які можуть вплинути на вашу кар'єру. Іноземні партнери, працівники держструктур, так і старше покоління, всі вони чекають дотримання правил поведінки.

Навіщо потрібен діловий етикет

У будь-якому спілкуванні неминучі конфлікти і непорозуміння. Діловий етикет це правила для впорядкування спілкування в бізнес-середовищі. Етикет регламентує взаємини начальника і підлеглого, ділових партнерів, колективу. Той, хто дотримується правил ділового спілкування, малоймовірно, що потрапить у складну ситуацію.

Дотримання етикету ділових відносин – виграшна якість підприємця. В очах партнерів він виглядає професіоналом, який знає свою справу. Насправді зовнішній вигляд не завжди говорить про реальні навички та вміння, але дотримання правил спілкування створює імідж упевненого і освіченого фахівця. Якщо з вами на роботі станеться нештатна ситуація, то норми поведінки в ділових службових відносинах дозволять вам вийти з неї, не втративши своєї репутації.

Зовнішній вигляд

Традиції суспільства пережбачають, що ділова людина повинна відповідно одягатися і поводитися. Стереотин щодо бізнесмена, стриманої і впевненої в собі людини, в строгому однотонному костюмі все ж поступово зживає себе. Успішні стартапи це хлопці в футболках і джинсах, одягнені так, тому що їм комфортно. Однак до цього часу контакти з державою або старшими партнерами допускають строгий дрес-код. У цьому випадку не варто бунтувати проти традицій, які грають вам же на руку. Тим більше, що діловий етикет багато в чому дублює світський етикет.

Дрес-код

Епоха строгих офісних костюмів майже вижила себе. Тепер, коли половина компаній складається із співробітників, що працюють віддалено, а директори іншої половини самі не старше 40 років, офісний стиль це формальність. Співробітники компаній в більшості одягаються так, як їм зручно, будь то сорочка з краваткою чи футболка. Все залежить від кожної окремо взятої фірми.

Орієнтуйтеся на контекст. Кежуал завжди актуальний за умови, що і ваші партнери вважають за краще уникати костюмів. Якщо клієнти серйозні і люблять умовності, доведеться дотримуватися офісного стилю.

Офісний стиль передбачає, що чоловіки одягають строгий однотонний костюм або сорочку з брюками. Джинси зрідка допускаються, але не рвані. Бізнес-леді теж слідують office-style їх гардероб складається з жакета, спідниці до колін або брюк, однотонної блузки і туфель на невеликому каблуці. За будь-якої погоди одяг і взуття ділових людей чистий і акуратний.

Строгий діловий етикет не передбачає татуювань на видимих ​​частинах тіла. Те ж саме стосується і пірсингу. На ділі ж кожен другий крупний керівник має татуювання. Серйозні зустрічі на високому рівні проходять в ділових костюмах, під якими татуювання просто не видно.

Жести, рухи і міміка

Розуміння основних принципів психології і мови тіла дуже важливі для успішного підприємця необхідно розуміти підтекст сказаного під час переговорів. Переговори це гра відразу на декількох рівнях. Співрозмовник вивчає не тільки те, що було сказано, але і те, що залишилося «за кадром», манеру і міміку.

На переговорах слід бути стриманим і серйозним. Але це може варіюватися в залежності від ваших співрозмовників. Так, італійці відомі своїм темпераментом і, спілкуючись з ними стримано, ви ризикуєте справити погане враження. Японці навпаки, гранично безпристрасні. Діловим протоколом і етикетом можна знехтувати в певній ситуації орієнтуйтеся на своїх партнерів.

Робоче місце

До робочого місця ставляться так само, як і до костюму. Порядок на столі вважається ознакою надійного і професійного фахівця. Не переборщіть з цим педантизм не в усіх галузях буде добре сприйнятий. Безлад на столі говорить про непрофесіоналізм людини, незалежно від того, чи так це насправді. Купа паперів, канцелярії і явне нерозуміння, де що лежить, погано вплинуть на вашу репутацію.

На столі допустимі фото сім'ї і іграшка-антистрес це говорить про те, що співробітник багато часу проводить на роботі, але ніщо людське йому не чуже.

Правила ділового спілкування

Цінувати час

У діловому середовищі запізнення неприпустимі. Це в рівній мірі стосується як ділових зустрічей, так і виконання своїх зобов'язань. Будь-яке запізнення, або зрив термінів має значення, адже партнер уже покладає на вас свої надії.

Якщо все-таки вийшло так, що ви спізнюєтеся, обов'язково попередьте про це. Це буде неприємністю, але куди меншою. Таким чином ви покажете, що зустріч для вас має значення, і ви щиро жалкуєте про запізнення.

Слухати і чути

Дайте можливість висловитися. Люди люблять говорити про себе і, якщо ви їх вислухаєте і приєднаєтеся до розмови, то заробите в очах співрозмовника чимало очок. Якщо ви будете слухати, а не зосередитеся на своїй промові, то зрозумієте цілі і бажання партнера. Іноді це важко співрозмовник може говорити повільно, невиразно або нецікаво. Але це в ваших же інтересах.

Уміння слухати не дорівнює умінню чути. Мало прислухатися до розмови, важливо вміти зрозуміти контекст сказаного і те, що залишилося поза ним. В критичний момент переговорів можна і потрібно включатися емоційно. Співрозмовник повинен бачити вашу віддачу.

Говорити правильно

Складіть список слів, які даються вам важко. Відпрацюйте їх вимову і застосування в контексті. Не допускайте просторічних і тим більше лайливих виразів. Якщо не впевнені в значенні слова, краще його не використовувати, так як є ймовірність помилитися. Позбудьтеся і від слів-паразитів.

Має значення не тільки, що говорити, а й як це робити. Слухати нескінченні «Ееее ... нууу ... в загальному» нікому не подобається. Тренуйтеся в риториці, а якщо у вас є проблеми з вимовою, наприклад, шепелявість або картавість, їх теж краще вирішити.

Правила телефонних переговорів

Це ціле мистецтво. Співробітник, який вміє грамотно подати себе і свій товар по телефону, не викликавши при цьому роздратування у співбесідника, дорого вартий. Телефонні дзвінки все ще користуються популярністю, незважаючи на те, що частина їхніх функцій комунікації взяли на себе месенджери. До телефонної розмови потрібно заздалегідь підготуватися безглуздо витрачати час співрозмовника є неприпустимо.

Накидайте скрипт телефонної розмови. Це буде орієнтиром і допоможе тоді, коли справа дійде до самого дзвінка. Обов'язково відпрацюйте вимову співрозмовник на іншому кінці повинен добре вас розуміти.

Не забувайте про ввічливість. Назвіться, також назвіть співрозмовника по імені-по батькові і запитайте, чи зручно йому розмовляти. Якщо ні, краще передзвонити пізніше.

Правила ділового листування

Як і телефонні переговори, листування за допомогою e-mail повинне бути лаконічним. Адресат при читанні листа повинен розуміти основну думку, яку ви намагаєтеся йому донести, а не розбиратися в складних деталях.

Оформляйте лист правильно. Поле «Тема» обов'язково має бути заповнено, інакше e-mail розцінюється як спам. Не забудьте про особисте звернення до адресата це говорить про повагу до співрозмовника. Фамільярностей допускати не варто навіть з добре знайомими, звертайтеся по імені й по батькові.

Структуруйте лист. Якщо мова йде про декілька важливих питань, приділіть кожному з них по абзацу. Масивні файли краще спочатку заливати у файлове сховище і вставляти в лист посилання.

Спілкування в Інтернеті

Культура спілкування в діловому середовищі лише недавно прийняла месенджери як спосіб комунікації. Для сучасних підприємців листуватися в WhatsApp нормально, але зустрічаються і ті, хто пише виключно на пошту. Уточніть у партнера, чи зручно йому буде переписуватися в месенджерах.

Пишіть тільки в робочий час. Якщо імейли можна відправляти, коли завгодно, то пріоритет месенджерів вища на них звертають більше уваги. Написавши ввечері або вночі, ви ризикуєте розбудити партнера через дрібниці.

Повідомлення повинні бути лаконічними. З друзями можна відправити і багато маленьких повідомлень, але з партнерами пишіть тільки по справі. До того ж месенджери не призначені для величезних полотен тексту.

Перевіряйте, що пишете. Люди переписуються в месенджерах з мобільних, а це загрожує автозаміні. Т9 може зіграти з вами злий жарт в невідповідний момент.

Стосунки  з партнерами

Відносини з партнерами по бізнесу мало відрізняються від спілкування з друзями і знайомими тут також працюють прості загальнолюдські цінності. Тому:

  • не розкривайте секретів;
  • комерційна таємниця – це не сусідська інтрижка. Розкриття комерційної таємниці тягне за собою частковий або повний крах підприємства, адміністративну відповідальність;
  • не розносьте пліток;
  • не обговорюйте справи свого партнера з кимось іншим. Це просто некрасиво. До того ж, ніхто не застрахований від того, що його справи теж будуть обговорювати за спиною. Може бути, наступного разу це будете ви.